Verslo procesų automatizavimas
Verslo procesų automatizavimas: nuo ko pradėti
Ne nuo įrankio ir ne nuo programos. Nuo vienos tikros užklausos ir keturių klausimų, kurie parodo, kur jūsų versle duomenys perrašomi ranka.
Dauguma straipsnių šia tema prasideda nuo įrankių sąrašo. Tai klaida. Įrankis yra paskutinis sprendimas, o ne pirmas, ir būtent dėl to daug automatizavimo projektų baigiasi programa, kurios niekas nenaudoja.
Pradėti verta nuo daug paprastesnio dalyko: reikia rasti vietas, kur tie patys duomenys perrašomi ranka antrą ir trečią kartą.
Kodėl būtent perrašymas
Rankinis perrašymas turi tris savybes, dėl kurių jis yra geriausias pirmas taikinys.
- Jam nereikia galvos. Perkelti vardą, telefoną ir sumą iš laiško į lentelę nėra sprendimas. Tai mechaninis veiksmas, o mechaniniai veiksmai yra vieninteliai, kuriuos programa atlieka patikimai.
- Jis kartojasi. Vienkartinį darbą automatizuoti beveik niekada neapsimoka. Tas pats darbas kas savaitę apsimoka beveik visada.
- Jis matomas. Skirtingai nei „prasta komunikacija" ar „lėti procesai", perrašymą galima parodyti pirštu ir suskaičiuoti minutėmis.
Kaip surasti tas vietas per pusvalandį
Nereikia nei audito, nei konsultantų. Reikia vienos tikros užklausos ir sąžiningo atsakymo į keturis klausimus.
- Kur ji atėjo. Ne „į paštą", o tiksliai: Facebook žinutė, Instagram, svetainės forma, el. paštas, platforma, telefonas. Suskaičiuokit kanalus. Jei jų daugiau nei du, pirmoji problema jau rasta.
- Kur ją užrašote. Į lentelę, į sąsiuvinį, ar niekur. Kiek laiko tai užtrunka vienai užklausai.
- Kaip paruošiate pasiūlymą. Ar tie patys duomenys keliauja į sąmatą ranka, ar jie ten atsiranda patys.
- Kas nutinka klientui patvirtinus. Į kalendorių, į antrą lentelę, į sąskaitą. Tie patys duomenys trečią kartą.
Paprastai atsakymai išsidėlioja panašiai: viena užklausa perrašoma nuo dviejų iki keturių kartų, ir kiekvienas perrašymas atima nuo dviejų iki penkių minučių. Prie trisdešimties užklausų per savaitę tai yra nuo dviejų iki šešių valandų, kurių niekas neapmoka.
Praktinė pastaba. Skaičiuokit ne bendrą laiką, o laiką vienai užklausai. Bendras skaičius visada atrodo per mažas, kad būtų verta ką nors keisti, o skaičius vienai užklausai iškart parodo, kas atsitiks, jei srautas padvigubės.
Ką automatizuoti pirmiausia
Iš rastų vietų rinkitės tą, kuri atitinka visus tris kriterijus vienu metu: kartojasi kas savaitę, nereikalauja sprendimo ir turi aiškų pradžios bei pabaigos tašką. Jei bent vieno kriterijaus nėra, palikite kitam kartui.
Dažniausiai tokios būna keturios vietos:
| Vieta | Kas vyksta dabar | Kas galima |
|---|---|---|
| Užklausų surinkimas | Kiekvieną kanalą reikia pastebėti atskirai | Visi kanalai sugula į vieną sąrašą su data ir šaltiniu |
| Tipiniai atsakymai | Tas pats atsakymas rašomas iš naujo | Ruošinys paruošiamas iš jūsų kainyno, jūs peržiūrite |
| Sąmatos | Duomenys perrašomi į šabloną | Ruošinys iš tų pačių užklausos duomenų |
| Priminimai | Priklauso nuo to, ar kažkas atsiminė | Būsena ir terminas prie kiekvienos užklausos |
Trys klaidos, kurios kartojasi
Pradėti nuo sudėtingiausio
Sunkiausia vieta paprastai yra sunkiausia todėl, kad ten reikia sprendimų. Būtent ten automatizavimas ir lūžta. Pradėkit nuo nuobodžiausios vietos, ne nuo skaudžiausios.
Automatizuoti tai, ko iš viso nereikia daryti
Prieš klausiant „kaip tai pagreitinti", verta paklausti „ar to reikia". Dalis ataskaitų, kurias kažkas ruošia kas savaitę, nėra skaitomos. Jas automatizavus gauname greitesnį nereikalingą darbą.
Iškart leisti siųsti be peržiūros
Pirmas mėnuo turi būti režimas, kuriame programa paruošia, o žmogus patvirtina. Tik pamatęs, kad tam tikros temos atsakomos teisingai kiekvieną kartą, tas temas galima paleisti savarankiškai. Atvirkštinė tvarka baigiasi tuo, kad klientas gauna nesąmonę ir pasitikėjimas dingsta visam laikui.
Kada apskritai neverta
Automatizavimas nėra visuotinis gėris. Jis neapsimoka, jei per savaitę ateina kelios užklausos ir jūs viską spėjat. Jis neapsimoka, jei kiekvienas užsakymas iš tikrųjų unikalus ir kainą galima pasakyti tik nuvažiavus vietoje. Ir jis neapsimoka, jei visas bendravimas vyksta telefonu, o pašto dėžutė tuščia.
Riba, nuo kurios pradeda apsimokėti, yra ne įmonės dydis, o momentas, kai dalis užklausų lieka be atsakymo arba atsakoma kitą dieną.
Jei norite pamatyti tai su savo duomenimis
Skirkit trisdešimt minučių ir kartu pereikim vieną tikrą jūsų užklausą nuo pradžios iki pabaigos. Po pokalbio gausit žemėlapį, kur pas jus duomenys perrašomi ranka. Jei automatizuoti nėra ko, taip ir pasakysiu.
Pažiūrėkim jūsų eigą